Datenschutz in der Immobilienwirtschaft
Hausverwaltungen, Immobilienmakler, Wohnungsbaugesellschaften und WEG-Verwalter verarbeiten täglich umfangreiche personenbezogene Daten: von der ersten Interessentenanfrage über Bonitätsprüfungen bis zur laufenden Mieterverwaltung und Betriebskostenabrechnung.
Die DSGVO gilt vollumfänglich — und der Datenschutz in der Immobilienbranche hat eigene Tücken.
Interessenten und Bewerber
Schon bei der Wohnungsbesichtigung entstehen personenbezogene Daten. Der Selbstauskunftsbogen ist das klassische Beispiel: Name, Geburtsdatum, Einkommen, Beruf, Haushaltsgröße — all das sind personenbezogene Daten.
Was ist erlaubt? Nur Daten, die für die Entscheidung über eine Vermietung erforderlich sind. Name, Kontaktdaten, Einkommensnachweise, Anzahl der Haushaltsmitglieder: zulässig. Familienstand, Nationalität, Religionszugehörigkeit: nicht zulässig als Auswahlkriterien.
Wie lange dürfen Interessentendaten gespeichert werden? Nach einer Absage sollten Bewerberdaten gelöscht werden — spätestens nach einigen Wochen, wenn kein berechtigtes Interesse mehr besteht. Ausnahme: wenn Anfragen auf Diskriminierung zu erwarten sind, kann eine kurze Aufbewahrungsfrist zur Rechtsverteidigung sinnvoll sein.
Bonitätsprüfung und SCHUFA
Die Bonitätsprüfung über SCHUFA oder andere Auskunfteien ist in der Vermietungspraxis üblich. Dabei gelten strenge Regeln:
- Die betroffene Person muss informiert werden
- Die Einwilligung oder ein berechtigtes Interesse muss vorliegen
- Anfragen sollten erst kurz vor Vertragsabschluss erfolgen (nicht bei jedem Interessenten)
Mieterdaten in der laufenden Verwaltung
Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Korrespondenz, Wartungsaufträge — für all das werden Mieterdaten verarbeitet. Das ist auf Basis des Mietvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) grundsätzlich möglich, aber an Zweckbindung und Datensparsamkeit gebunden.
Wichtig: Verwalter und Eigentümer müssen klar regeln, wer was verarbeitet. In der WEG-Verwaltung ist das besonders relevant: Der Verwalter handelt für die Eigentümergemeinschaft und muss entsprechend einen AVV mit der WEG abschließen.
Videoüberwachung in Wohngebäuden und Gemeinschaftsflächen
Kameras im Hauseingang, Treppenhaus oder Tiefgarageneinfahrt sind ein häufiges Datenschutz-Thema in der Immobilienverwaltung:
- Kennzeichnungspflicht mit Hinweisschildern
- Nur erforderliche Bereiche (keine Wohnungseingänge)
- Begrenzte Speicherdauer (in der Regel 72 Stunden)
- Klare Verantwortlichkeit (Hausverwaltung oder WEG?)
- In Mietverhältnissen: Mieter müssen informiert werden
Hausverwaltungssoftware und digitale Tools
Moderne Hausverwaltungssoftware (z. B. Hausbank, Domus, iMRent, Casavi) verarbeitet Mieterdaten im Auftrag. Hier ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Softwareanbieter erforderlich.
Gleiches gilt für Online-Portale (Mieterportale), digitale Abrechnungstools und Kommunikationsplattformen.
WEG-Verwaltung: Eigentümerdaten
In der WEG-Verwaltung werden Eigentümerdaten verarbeitet — Kontaktdaten, Eigentumsanteile, Abstimmungsprotokolle, Bankverbindungen. Diese Daten dürfen nur für Verwaltungszwecke genutzt werden und unterliegen der DSGVO.
Eigentümerlisten dürfen nicht ohne weiteres an alle Wohnungseigentümer herausgegeben werden — hier besteht Klärungsbedarf von Fall zu Fall.